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中大财字[2016]28号
第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理，提高会议效率和质量，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）等文件精神，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校主办（含承办）的各类会议、论坛，包括国内科研会议、国际合作交流会议、国内管理会议、在华举办国际会议。
国内科研会议是指因科研工作需要所组织的科研论坛、研讨会、评审会、座谈会等。
国际合作交流会议是指院士、二级及以上教授和外籍代表占参会代表总数三分之一以上的科研学术交流会议。
国内管理会议是指因教学业务、行政管理需要所组织的工作会议。
在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。
第三条 按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，会议组织者根据会议内容和性质选择相应的会议类型，按照分类管理的要求，报所在单位或科研项目负责人审批确定。各单位（科研项目）负责人对所举办会议涉及经济事项真实性、合法性、相关性负责。
第四条 在华举办国际会议按照《中南大学国际会议管理规定》（中大外字〔2016〕87号）执行。
第二章 会议预算和审批事项
第五条 因科研工作需要召开的国内科研会议、国际合作交流会议、在华举办国际会议按项目预算或合同约定要求执行。
第六条 国内管理会议必须在年初申报预算，纳入校内预算统筹考虑，按照批复预算执行。国内管理会议严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。原则上会议会期一般不得超过2天（传达、布置类会议会期不得超过1天），会议报到和离开时间合计不得超过1天，参会人数原则上控制在80人以内，工作人员人数原则上控制在会议代表人数10%以内。超过上述规模的，报学校办公室审批。
第七条 举办会议应编制会议费预算，需列明会议名称、会议类别、时间、地点、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道等。工作人员在会议期间发生的住宿费、餐费等费用应纳入会议预算统筹考虑。
第八条 会议应当选择适当的会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第九条 会议应优先安排在学校内部会议室、礼堂、报告厅、招待所等场所。当校内不具备召开条件时，可根据学校要求和工作的实际情况，在预算和会议标准范围内选择适当场所召开。
会议不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开。
第十条 各单位举办的各类会议应有可靠的经费来源。如收取会议费，必须全额纳入学校财务统一核算，严禁坐收坐支。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十一条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、差旅费、咨询费、印刷费、办公文具、医药费等。国际合作交流会议和在华举办国际会议可开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金费用。
前款交通费是指接送参会者至车站/机场，及会议统一组织的代表考察、调研等发生的市内交通费。
第十二条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：
单位:元/人·天
会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合计 |
国内管理会议 |
340 |
130 |
80 |
550 |
国内科研会议 |
400 |
150 |
100 |
650 |
国际合作交流会议 |
500 |
150 |
110 |
760 |
在华举办国际会议 |
700 |
200 |
300 |
1200 |
（一）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。
（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。
（三）其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
（四）会议费综合定额标准根据物价等因素进行 动态调整。
（五）举办高水平国内管理会议，如需提高会议费综合定额标准，应按程序提交主管校领导审批、校务会审定，但上浮比例不得超过规定标准的30%。
（六）关于在华举办国际会议综合定额，《中南大学国际会议管理规定》（中大外字﹝2016﹞87号）规定的各项费用之间可以调剂使用。
第十三条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额标准，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议专家差旅费。会议专家参加会议发生的差旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的国内差旅费、国际旅费，可对照学校相应标准报销。
（二）会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
（三）参会人员费用。会议组织者根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、评审费以及劳务费。上述费用的发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。
第十四条 委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议）（5万元以上盖中南大学合同专用章），会议费在规定标准内报销。
第十五条 经批准的会议，其预算执行和经费使用须严格按照国家及学校相关规定执行。
第十六条 与校外单位合作举办的会议，会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校，不得滞留在学校之外。
第十七条 会议各项收入应上交学校统一管理，专款专用。各单位（项目）原则上应在会议结束1个月内，及时到财务办理报销手续。
（一）会议费报销时应提供：会议通知、会议费预决算表（详见附件）、代表签到表、发票、费用清单、委托协议（合同）等资料。
（二）因会议发生的特邀代表和专家的城市间交通费、专家咨询费等应与会议费一同报销。
（三）国际合作交流会议和在华举办国际会议需提供教育部批准办会的文件。
第四章 监督问责
第十八条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。严格执行会议费开支标准规定，不得开支与会议无关的费用。会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观; 严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。
第十九条 各单位应当加强会议举办活动和经费报销的内控管理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理。
第二十条 各单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况按要求进行公示。
第二十一条 学校纪检监察、审计、财务等部门对会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：
（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；
（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；
（三）会议费报销手续是否符合规定；
（四）会议费管理和使用的其他情况。
第二十二条 违反本办法规定，有下列行为之一的，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，追回违规资金，并视情况给予相应处分：
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法规定的。
如涉嫌违法的，移交司法机关处理。
第五章 附 则
第二十三条 附属医院参照本办法执行。
第二十四条 本办法由计划财务处负责解释。
第二十五条 本办法自发布之日起执行。《中南大学会议费培训费管理办法》（中大办字〔2016〕3 号）同时废止，培训费管理参照财政部《中央和国家机关培训费管理办法》（财行〔2013〕523号）执行。
